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▶ 내용 증명 작성 요령
1. 작성요령
먼저 A4용지(210×297mm)에 한쪽면 만을 사용하여 상대방에게 알리고자 하는 내용을 6하원칙에 따라 작성한다.
이때 작성하는 내용을 내용문서라고 하는데 내용문서는 한글 또는 한자로 자획을 명료하게 기재한 문서인 경우에 한하여 취급이 가능하며 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용문서는 취급하지 아니한다.
내용문서 작성시 문자나 기호를 정정 삽입 또는 삭제할 때에는 정정 삽입 또는 삭제의 문자와 정정 삽입 또는 삭제한 글자수를 난외의 빈자리나 끝부분 빈곳에 기재하고 그곳에 발송인의 인장이나 지장을 찍어야 한다.
이때 정정 또는 삭제된 문자나 기호를 명확하게 알아볼 수 있도록 그 자체를 남겨두어야 한다.
그리고 내용문서의 서두와 끝부분에는 발송인 및 수취인의 주소 성명을 반드시 기재하여 누가 누구에게 발송한 내용문서임에 확실이 나타나야 한다.
2. 발송절차
내용문서의 작성이 완료되면 2부를 복사한 후(내용문서의 매수 가 2매이상일 경우에는 합철한 부분에 발송인의 인장이나 지장 으로 가각 계인)원본과 함께 우체국 접수창구에 제출한다.
만약 발송인이 내용문서의 성질상 원본을 보내기 어려울 경우에는 복사본 3부만을 제출하여도 된다. 내용문서 원본과 복사된 등본 2통에 대하여 소정의 증명절차가 끝나면 원본을 수취인에게 발송하여야 한다.
수취인에게 보낼 원본은 내용문서에 기록된 발송인 및 수취인의 주소 성명을 동일하게 기재한 봉투에 넣고 우체국 취급직원이 보는 곳에서 이를 봉함하여 등기접수하면 된다.
3. 이용범위 및 재증명 청구
내용증명취급은 국내우편의 특수취급이기 때문에 외국으로 발송하는 우편물에는 이용할 수 없다.
다만 국내에 거주하는 외국인이 국내우편물로서는 발송이 가능하다.
내용증명우편물 발송후 발송인이나 수취인이 내용문서의 등본이나 원본을 분실하였거나 새로운 등본이 필요할 때에는 당해 내용증명우편물을 발송한 다음날로부터 3년까지는 발송우체국에서 내용증명의 열람이나 재증명을 청구할 수 있다.
4. 유의사항
내용증명은 단지 내용과 발송사실만을 우편관서에서 증명해줄 뿐이고 법적효력은 사법기관의 판단사항이므로 내용증명 발송 만으로 법적효력이 인정되는 것은 아니다.
내용증명은 본안소송 제기에 앞서 의무의 이행을 촉구하거나 증거력을 확보하기 위한 수단등으로 개인상호간에 주로 이용 되고 있다.
5. 내용증명의 작성과 활용
이제는 일반인들도 '내용증명'이라고 하는 것을 어느 정도 알고 있을 뿐만 아니라, 자주 활용하기도 한다. 더욱이 기업체의 영업사원이나 법제팀 같은 부서에서의 실무자들은 법률문제가 발생하였을 경우 내용증명을 작성하여 발송하는 일이 흔하다. 그러나 일반인이나 실무자라 하더라도 법률적인 문제를 경험하지 못하면 사용할 기회가 없어 생소하게 느끼는 사람도 더러 있다.
그래서 내용증명을 경험하지 못한 이들은 내용증명을 받게 되면 무슨 큰 일이 닥친 것처럼 당황하기도 한다. 내용증명은 왠지 어마어마한 것이고, 그것을 보내거나 받는 것을 마치 소송의 시작처럼 이해하는 사람도 많은 것 같다.
사실, 내용증명은 앞으로 살펴보겠지만 내용증명 자체로서 직접적인 법적 효력을 갖는 것은 아니다. 다만, 분쟁발생시 수취인에게 어떠한 내용을 보냈다는 '증명력'을 가짐과 동시에 공신력 있는 문서로서 상대방에게 자기의 권익보호를 위해 최선의 노력을 다한 사실을 입증할 수 있는 수단일 뿐이다.
그렇다하더라도 내용증명은 금전채권관계에서 채무자를 심리적으로 압박하는 주요한 수단일 뿐만 아니라, 후일 소송을 제기할 경우에 중요한 증거서류가 되기도 한다.
때문에 각 기업체에서 영업을 담당하고 있는 실무자나 소규모 자영업자라면 본서에서 언급한 바와 같이 영업의 결과 발생한 대금채권의 회수와 관련하여 수많은 법률적 문제를 경험하게 되는데, 이 때 법적 조치로 나아가기 전에 유용한 수단으로 내용증명을 활용할 필요성이 있게 된다.
그러므로 이하에서는 내용증명이란 도대체 어떠한 것이며, 어떠한 경우에 어떠한 목적으로 사용하는 것인지를 구체적으로 살펴보기로 한다. 아울러 대표적인 사례를 함께 수록하였으니 업무에 참고하기 바란다.
6. 내용증명 작성의 기본형
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제 목
* 제목은 최고서, 통지서 등 적당한 문구를 사용하여 기재하면 된다.
통지인 ○ ○ ○
수신인 ○ ○ ○
* 발신자(통지인)와 수신자(수신인)의 이름을 기재하되 이때 발신자 또는 수신자가 법인 등일 때에는 ○○주식회사 대표이사 ○○○ 등으로 기재, 발신자나 수신자 대신 통지인, 수취인으로 기재하거나 채권자·채무자 등으로 기재하여도 상관없으나 내용에 적당한 문구를 사용하여 기재하는 것이 좋다.
[예] 발신(채권자), 수신(채무자)
내 용
1. 통상적으로 간단한 인사말을 먼저 기재하도록 한다.
[예] 귀사의 발전을 기원합니다. 등
2. 내용증명을 보내는 주 내용을 기재하되 6하원칙에 맞추어 일목요연하고 간결하게 기재하되 주장하고자 하는 내용을 빠뜨리지 않고 기재하도록 한다. * 이는 후일 분쟁발생시 중요한 증빙서류가 될 수 있음에 유의하여야 함.
20○○년 ○월 ○일
위 통지인 주식회사 ○○
서울시 ○○구 ○○동 ○번지
대표이사 김 ○ ○ (인)
* 말미에 먼저 통지인의 주소·성명을 기재한 후 인장을 날인하도록 한다.
수신인 ○○주식회사
서울시 ○○구 ○○동 ○번지
대표이사 박 ○ ○ 귀하
* 다음으로 수취인(수신인)의 주소·성명을 기재하도록 한다.
* 상기와 같이 작성하여 우체국에 내용증명 발송을 의뢰하면 하단 여백에 내용증명 확인 스탬프를 찍어준다.
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